¿Cómo están organizadas las planillas de cálculo?

Organización

El producto del trabajo con una planilla de cálculo se denomina libro. A su vez, un libro está compuesto por hojas. Un libro nuevo puede tener muchas hojas (depende de la capacidad de memoria de la computadora) aunque originalmente solo muestra algunas. Finalmente, cada hoja está compuesta por celdas (la unidad básica) organizadas en una grilla de columnas y filas.

Nombre de las celdas

Para trabajar con las celdas y pode hacer referencia a ellas es importante poder identificarlas. El identificador de una celda es una coordenada única, compuesta por el nombre de la columna (una letra) y el número de la fila a las que pertenece (como en el juego de la batalla naval...). Por ejemplo: C6 es la celda activa en la figura que está en la columna C, fila 6.

Rangos

Un rango es un conjunto de celdas. Un rango continuo se compone nombrando la celda inicial (la superior izquierda) y la final (inferior derecha) separada por dos puntos “ : ”. Por ejemplo: el rango de la tabla de la figura es A3:C10.

A veces es necesario marcar rangos múltiples o no continuos. En esos casos se especifican los rangos separados por un punto y coma. Por ejemplo, para sumar los contenidos de dos grupos de celdas separados como los valores del micro, la memoria RAM y el disco rígido de la planilla de la figura se debería aplicar la fórmula =SUMA(C4:C5;C10) en donde C4:C5 es la la primera parte del rango y C10, la segunda.

¿Qué es una planilla de cálculo?

Una hoja de cálculo (también se le dice planilla de cálculo o planilla electrónica) es un tipo de archivo que permite organizar datos numéricos y alfanuméricos dentro de tablas compuestas por celdas.

La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, y es en donde se colocan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Una de las principales utilidades de las planillas es la de realizar cálculos automatizados, como la suma que se puede observar en la imagen ("=B2+B3+B4+B5" en la celda B6).

¿A quién se le ocurrió? ¿Cómo?

A fines de los años ’70 un estudiante universitario llamado Dan Bricklin observaba a su profesor de la universidad de Harvard crear un modelo financiero (del tipo tabla) en el pizarrón. Cuando el profesor encontraba un error o deseaba cambiar un valor, tenía que tomarse el trabajo de borrar y reescribir gran cantidad de datos en la tabla. Al observar la incomodidad que este proceso manual generaba, Bricklin comenzó a trabajar para poder realizar el mismo proceso interactivo, pero en una computadora.

El resultado de su trabajo fue una hoja de cálculo electrónico que mostraba en celdas los resultados de las fórmulas escritas. Dan Bricklin llamó a su programa VisiCalc (ver imagen) y fue la primera aplicación de hoja o planilla de cálculo electrónico disponible para computadoras personales.

Curiosamente, Bricklin no patentó su invento y a partir de entonces surgieron muchas planillas de cálculo electrónico que fueron superando a la original: SuperCalc (1980), MultiPlan (1982), Lotus 1-2-3 (1983), AppleWorks (1984), QuattroPro, etc.

¿Qué planillas podemos usar hoy?

Probablemente la hoja de cálculo más difundida en la actualidad sea Microsoft Excel, del paquete de aplicaciones para oficina Microsoft Office. Cuando su primera versión apareció en 1987 fue revolucionaria ya que, además de superar las prestaciones de las hojas existentes, popularizó el novedoso concepto de incluir una interfaz gráfica, permitir el uso del mouse, etc. 

Hoy existen además otras alternativas libres y gratuitas como LibreOffice y OpenOffice Calc, Gnumeric y Kspread que pueden utilizarse en múltiples sistemas operativos. Y actualmente es posible por Internet utilizar aplicaciones que permiten trabajar con planillas de cálculo en línea, visitando las páginas de GoogleDrive (ver ejemplo en la imagen inferior), ZohoSheets, EditGrid, la versión de Excel para OneDrive, etc.

¿Y qué podemos hacer con una planilla de cálculo? 

Las amplias posibilidades de las planillas de cálculo permiten: 

• crear tablas y listas 
• trabajar con bases de datos 
• organizar y ordenar datos 
• resolver cálculos mediante fórmulas matemáticas, lógicas, estadísticas, etc. 
• crear gráficos de diversos tipos con los datos 
• insertar dibujos e imágenes 
• utilizar herramientas de auditoría (control) para la edición y organización de la planilla.